Conciliación extrajudicial: qué es y cómo funciona paso a paso

¿Qué es la conciliación extrajudicial en derecho?

Es un mecanismo alternativo de solución de conflictos en el que dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias con ayuda de un conciliador. Ese conciliador no decide quién tiene la razón, como lo haría un juez: escucha a las partes, propone fórmulas de arreglo y da fe del acuerdo al que ellas lleguen.

Se llama «extrajudicial» porque se hace fuera de un proceso judicial, y «en derecho» porque la dirige un conciliador con conocimiento jurídico que cuida que lo acordado se ajuste a la ley. Puede realizarse de forma presencial o por medios digitales, como una videollamada.

Lo tratado en la audiencia es reservado, lo que permite a las partes hablar con mayor tranquilidad y buscar soluciones realistas.

¿Qué asuntos se pueden conciliar?

Los más frecuentes son:

• Familia: cuota alimentaria, custodia y visitas, unión marital de hecho, y liquidación de sociedad conyugal o patrimonial.
• Civil: incumplimiento de contratos, arrendamientos y restitución de inmuebles, responsabilidad civil y pago de deudas.
• Comercial: conflictos entre socios, cobro de facturas y competencia desleal.

No todo es conciliable. Entre los asuntos que no se pueden conciliar están el divorcio y la nulidad del matrimonio, la patria potestad, la adopción, los delitos no querellables y la violencia intrafamiliar. Si no está seguro de si su caso se puede conciliar, consulte antes de presentar la solicitud.

Cómo funciona paso a paso

1. Presentar la solicitud ante un centro de conciliación o un conciliador habilitado, explicando quiénes son las partes, cuál es el conflicto y qué se pretende acordar.
2. Citación: el centro cita a las partes a una audiencia, que puede ser presencial o virtual.
3. Audiencia: el conciliador escucha a cada parte, ayuda a identificar los puntos en disputa y propone fórmulas de arreglo.
4. Resultado: si hay acuerdo, total o parcial, se firma el acta de conciliación. Si no lo hay, se expide la constancia que corresponda al caso.
5. Registro: las actas de conciliación se registran en el SICAAC, el sistema del Ministerio de Justicia y del Derecho, dentro de los tres (3) días siguientes a su recibo.

La conciliación extrajudicial en derecho debe surtirse dentro de los tres (3) meses siguientes a la solicitud. Las partes, de mutuo acuerdo, pueden prorrogar ese término hasta por tres (3) meses más.

¿Qué efectos tiene el acta de conciliación?

Cuando hay acuerdo total o parcial, el acta hace tránsito a cosa juzgada y presta mérito ejecutivo. En términos prácticos, esto significa dos cosas:

• Lo conciliado es definitivo: el mismo asunto no puede volver a discutirse en un proceso judicial.
• Si una de las partes incumple, la otra puede exigir el cumplimiento por la vía ejecutiva con el acta, sin tener que demostrar de nuevo su derecho en un juicio ordinario.

Cuando no hay acuerdo, o una de las partes no asiste, o el asunto no es conciliable, se expide la constancia correspondiente (de no acuerdo, de inasistencia o de asunto no conciliable).

Ventajas frente a un proceso judicial

Conciliar no es renunciar a sus derechos: es buscar una salida acordada, más rápida y menos desgastante que un juicio. Entre las ventajas que más valoran las personas están:

• Control del resultado: las partes deciden el contenido del acuerdo, en lugar de esperar una sentencia que no pueden predecir.
• Tiempo definido: el trámite tiene un plazo legal de tres (3) meses, prorrogable de mutuo acuerdo, mientras que un proceso judicial puede prolongarse mucho más.
• Reserva: lo hablado en la audiencia es confidencial.
• Relaciones preservadas: en conflictos de familia, de vecindad o entre socios, llegar a un arreglo ayuda a que la relación no termine de romperse.

Eso sí, la conciliación solo funciona si hay voluntad de diálogo. Si no se logra un acuerdo, usted conserva la posibilidad de acudir al juez con la constancia respectiva.

Cómo prepararse para la audiencia

Una buena preparación aumenta las posibilidades de llegar a un acuerdo. Antes de la audiencia le recomendamos:

• Definir con claridad qué quiere lograr y cuál es el mínimo con el que estaría dispuesto a conformarse.
• Reunir los documentos que respalden su versión: contratos, recibos, comunicaciones o cualquier soporte del conflicto.
• Pensar en fórmulas de solución viables, por ejemplo plazos o montos de pago que realmente pueda cumplir.
• Asistir con disposición de escuchar a la otra parte; el conciliador no busca ganadores ni perdedores, sino un acuerdo posible para ambos.

¿Es obligatorio conciliar antes de demandar?

En los asuntos civiles, de familia y contencioso administrativos en los que la ley lo exige, hay que intentar la conciliación antes de presentar la demanda. Es lo que se conoce como requisito de procedibilidad, y la constancia que expide el centro sirve para acudir a la vía judicial.

Si usted es citado y no asiste sin justificación, su conducta puede considerarse un indicio grave en contra de sus pretensiones o excepciones de mérito en el proceso judicial, y el juez puede imponerle una multa de hasta dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Quien no pueda asistir por caso fortuito o fuerza mayor debe informarlo dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la audiencia.

¿Qué pasa con los plazos para demandar mientras se concilia?

La presentación de la solicitud de conciliación suspende el término de prescripción o caducidad hasta que se suscriba el acta de conciliación, se expidan las constancias o venza el término de tres (3) meses, lo que ocurra primero. Así, intentar conciliar no le hace perder el derecho a demandar por el paso del tiempo.

Si necesita iniciar el trámite, puede conocer cómo lo atendemos en nuestra página de conciliación extrajudicial y resolver otras dudas en las preguntas frecuentes.